Lorsque US Observer s’est adressé à BuzGrowth Web LLC, son flux de travail de gestion des prospects et des dossiers ne disposait pas de la structure nécessaire pour prendre en charge un volume élevé de gestion des clients dans le cadre d’enquêtes. Leur équipe gérait des prospects complexes et à haut risque avec une automatisation minimale, et leurs processus de suivi étaient incohérents d’une étape à l’autre du cycle de vente. Ce dont ils avaient besoin, c’était d’une architecture CRM sur mesure qui s’aligne sur leur processus nuancé d’acquisition de clients, quelque chose de capable d’organiser les prospects prometteurs, les dossiers juridiques sensibles et les contacts d’enquête à long terme, le tout en un seul endroit. BuzGrowth est intervenu pour fournir une infrastructure CRM haute performance, conçue sur mesure pour avoir un impact.
Nous avons commencé par concevoir une architecture à 7 pipelines qui segmentait les prospects avec clarté et détermination : principal, prospects prometteurs, prospects tièdes, contrat envoyé, maturation à long terme, faible priorité et sans intérêt. Grâce aux « actions rapides » et à la logique conditionnelle de GoHighLevel, nous avons défini des mouvements automatisés dans les pipelines en fonction d’actions telles que les résultats d’appels ou les données de formulaires. Des champs personnalisés ont été créés pour saisir des données d’enquête essentielles telles que le nom de l’entreprise, la capitalisation boursière et les intérêts à découvert, ce qui permet un filtrage détaillé et des informations spécifiques aux cas directement dans le CRM.
Un puissant système de capture et d’étiquetage des prospects a ensuite été mis en place, combinant des entrées basées sur des formulaires, des importations manuelles et des automatisations d’étiquetage conditionnel en temps réel. Qu’un prospect provienne d’un formulaire Web, d’un appel téléphonique ou d’une saisie manuelle de données, le système appliquait intelligemment des balises telles que « email_opened, » « call_scheduled, » ou « high_risk, » garantissant ainsi que l’équipe interne puisse identifier l’état et l’urgence d’un contact en un coup d’œil. Nous avons également mis en œuvre des flux de travail avancés pour attribuer des tâches, telles que « Appel initial » dans des files d’attente partagées, et déplacer automatiquement les prospects en fonction de l’engagement, ce qui rend l’ensemble du processus de suivi transparent et intelligent.
Le moteur de sensibilisation que nous avons développé était tout aussi robuste. Pour les prospects prometteurs, tièdes et pour lesquels un contrat a été envoyé, nous avons créé des séquences d’appels et d’e-mails à haute intensité, y compris une campagne de 57 points de contact sur 10 jours pour les prospects prometteurs. Ces séquences intégraient la personnalisation des e-mails, les messages vocaux et l’espacement des points de contact afin de maximiser l’engagement. Les contacts de maturation à long terme ont reçu un contenu mensuel basé sur des thèmes de risque liés à la SEC, tandis que les prospects à faible priorité ont été placés sur un rythme de suivi trimestriel. Une logique d’escalade a été programmée pour faire remonter les prospects dans le pipeline en fonction de déclencheurs tels que les dépôts réglementaires ou l’augmentation des signaux de risque.
Pour boucler la boucle, BuzGrowth a mis en place des tableaux de bord de suivi de l’engagement en temps réel et de rapports visuels. Des mesures telles que les taux d’ouverture des e-mails, les clics sur les liens, la conversion par source et les points d’abandon du pipeline ont été configurés dans des tableaux de bord personnalisés pour la visibilité de la direction. Nous avons ensuite effectué des simulations de test complètes de chaque parcours de contact et organisé une session de formation enregistrée avec l’équipe d’US Observer, en leur expliquant l’utilisation exacte du système, sa logique et ses opérations quotidiennes. Le résultat a été un écosystème CRM étroitement conçu, conçu pour la précision des enquêtes, l’efficacité de l’équipe et la clarté de la conversion des prospects.
